기업사회공헌의 ERP (전사적자원관리)

 

 

오늘은 ERP 이야기를 좀해보려고 한다. 일반기업에서 일하시는 분들은 ERP가 아주 낯익은 용어이겠지만, 학생들이나.. 사회복지현장에 계신분들은 ERP가 뭥미? 하실 수 있겠다. 잠시 인터넷검색의 힘을 빌어.. ERP에 대한 용어설명을 하자면~~

 

Enterprise Resource Planning의 약자로 흔히 '전사적 자원관리'라고 한다. 기업 전체를 경영자원의 효과적 이용이라는 관점에서 통합적으로 관리하고 경영의 효율화를 기하기 위한 수단이다. 쉽게 말해 정보의 통합을 위해 기업의 모든 자원을 최적으로 관리하자는 개념으로 기업자원관리 혹은 업무 통합관리라고 볼 수 있다. 좁은 의미에서는 통합적인 컴퓨터 데이터베이스를 구축해 회사의 자금, 회계, 구매, 생산, 판매 등 모든 업무의 흐름을 효율적으로 자동 조절해주는 전산 시스템을 뜻하기도 한다. 기업 전반의 업무 프로세스를 통합적으로 관리, 경영상태를 실시간으로 파악하고 정보를 공유하게 함으로써 빠르고 투명한 업무처리의 실현을 목적으로 한다. ERP는 MRP(자재소요량관리) MRPII(생산자원관리) MIS(경영정보시스템)등의 자원관리 기법의 발전과정을 거치면서 발전했으며, 지난 90년대 유럽 미국 일본 등 선진기업들이 다국적 회사를 운영하기 위해 종합적인 정보망을 구축하면서 도입됐다. ERP란 용어는 미국의 "ERP벤더" 라는 소프트웨어 개발회사가 자사의 소프트웨어 제품에 붙인 명칭에서 유래했다. 그 후 미국의 시장조사, 컨설턴트 회사가 그것들을 ERP패키지라고 부른 것이 발단이라고 한다. (출처:시사상식사전)

 

뭔소린지 모르겠다고 하시면.. 이제부터 설명을 들으시면 된다.

 

기업사회공헌활동에도 ERP가 필요하다고?

기업사회공헌활동에도 당연히 ERP가 필요하다. 단순히 회사 ERP 전산시스템에 사회공헌활동 데이터베이스를 구축하자는 것만이 아니라, 개념적 차원에서 사내의 사회공헌과 관련된 통합적 자원관리활동이 필요하다. 경영대학원을 다니던 시절에 ERP시스템에 대한 수업을 듣고, 당시 일하던 직장에서 어떻게 하면, 효과적인 ERP시스템을 구축할 수 있을까 고민했던 적이 있는데, 결국은 실현하지 못하고 직장을 옮기게 되었다. 회사를 옮기면서 깨달은 것인데.. 개인적인 고민보다는 비싸고 AS좋은 메이저 회사의 ERP 프로그램을 구입해서 사용하는  것이 최선이라는 결론을 지었다.^^;;   어쨌거나... 오늘 이야기는 ERP전산프로그램에 대한 이야기는 아니다. 기업사회공헌실무자가 효과,효율적인 사회공헌활동을 위해 어떻게 하면 기업내 다양한 자원을 사회공헌활동에 이용할 수 있는가에 대한 이야기가 오늘의 주제이다.

 

기업사회공헌활동을 어떻게 하면 잘할 수 있을까요? 라는 질문을 던진다면.. 답변 중에 하나가 '기업내 자원을 잘 활용하는 것이다' 라고 말할 수 있겠다. 또 다시 '성공적인 사회공헌활동을 위해 기업내 자원을 잘 활용할 수 있는 방법은 무엇일까요? '라고 질문한다면 다음과 같이 답하겠다.

 

1단계 : 사회공헌활동에 활용할 수 있는 기업내 숨어있는 자원을 찾아보자 

일단 우리회사내에 뭐가 있는지 알아야 써먹을 수 있으니, 자원을 찾아야 한다. 옷가게에 가서 새옷을 사기전에 옷장 정리부터 하고 나서 필요한 옷이 무엇인지를 알고 가는 사람이 지혜로운 사람이듯이... 자원이 없다고 툴툴대지만 말고, 일단 있는 것 부터 확인해야 한다.    

 

1) 예 산(돈) : 기업사회공헌팀에게 할당된 예산은 당연히 주요자원이고 직접 관리대상이지만, 다른 부서에도 잘 찾아보면, 기업사회공헌활동에 사용할 수 있는 비용(돈)이 있을 수 있다. 대외협력비, 대외활동비, 행사비, 광고선전비, 프로모션비, 복리후생비 등  사회공헌활동을 컨텐츠로하여 대내외적인 활동을 할 수 있는 예산을 찾아보자. 사회공헌팀에게 할당된 예산만 가지고는 필요한 여러가지 사업을 벌이기엔 많이 부족하다. 이럴때 부족한 예산탓만 하지말고, 다른 부서와 협력하여 사업을 벌이는 것이다. 그리고.. 협력부서의 예산을 함께 쓰는 방법이 있다. 예를 들면... 사회공헌과 관련된 PR 영상을 제작하고 싶다면, 홍보팀이나 광고팀을 찾아가.. 우리회사 사회공헌활동을 컨텐츠로 하여 광고제작이나, 사내홍보용 영상을 만들어 보면 어떻겠냐고 제안할 수 있다. 컨텐츠만 좋다면.. 홍보팀, 광고팀에서 마다할리 없다. 

 

2) 사  람 : 기업사회공헌활동의 성패를 가르는 중요한 요소 중에 하나가 기업내 임직원의 참여를 어떻게 하면 잘 이끌어내는가하는 것이다. 기업사회공헌담당자는 오지랖이 넓어야 한다. 당신이 신입이거나 경력자이거나 상관없이 어느 한 기업에 입사하게 되면, 가능한 한 많은 임직원들과 인사를 하고, 안면을 터야한다. 기업외부의 사람들을 아는 것도 중요하지만, 기업내부에 어떤 사람들이 있고, 어떤 사람들이 우리기업에서 중요한 역할을 하고 있는지 파악하는 것이 중요하다. 무엇보다 현재 우리회사의 사회공헌활동과 관련되어 활용할 수 있는 인적자원이 어떻게 되는지 알고 있어야 한다. 예를 들어 건축회사의 경우 사회복지시설을 개보수 해주는 사회공헌활동을 하고자 한다면, 설계는 누구? 시공은 누구? 배관은 누구? 전기는 누구? 구조는 누구? 인테리어 디자인은 누구? 등의 도움을 받을  수 있는 사람들의 리스트를 파악하고 있어야 한다는 말이다. 

 

3) 기자재 : 기업사회공헌활동을 하기 위해서는 많은 기자재가 필요하다. 차량, 촬영장비, 앰프시설, 천막, 프로젝터, 스크린, 정수기, 단체티, 구급약품, 전기선, X베너  등등등 이 많은 것들을 사회공헌팀에서 모두 소유하거나, 필요할 때 마다 구입할 수도 없는 일이다. 사회공헌팀의 예산을 아끼기 위해서는 회사내 기자재를 적극적으로 활용해야 한다. 그래서 기업사회공헌담당자는 기본적으로 총무팀과 절친을 맺어야 한다. 회사내에 활용할 수 있는 기자재가 어떤 것이 있는지.. 그리고 그것들의 위치와 관리자는 누구인지 파악하고, 반드시 절차에 따라 사용허가를 구하고, 사용 후 잘 정리해서 제자리에 반납하는 것까지... 회사내 기자재를 잘 활용하면, 많은 예산을 아낄 수 있다. 

 

4) 재고물품, 운휴장비 :  금융회사나, 서비스를 제공하는 회사의 경우에는 해당사항이 없을 수 도 있지만, 제품을 생산하는 회사의 경우에는 재고물품에 대한 현황이나, 처리방법에 대해 사회공헌담당자는 잘 알고 있어야 한다. 제품도 제품나름이겠지만, 식품이나 생필품등의 일반 소비재의 경우는 매우 유용하게 사회공헌활동에 활용할 수 있으니, 재고담당부서와 친밀하게 지낼 뿐더러, 가능하면 재고물품을 활용한 사회공헌사업을 별도로 추진하는 것도 좋다고 본다. 또한 사용하지 않은 컴퓨터나 프린터, 오래된 책상 등 사용하는 데는 아무 문제가 없으나 낡아서 쓰지 않는 운휴장비의 경우도 정기적으로 현황파악을 해서, 그것을 활용한 기부활동이나 행사를 해 보는 것도 권해줄만한 일이다. 회사에 따라서는 철지난 프로모션홍보물품이 창고에 잔뜩 쌓여있는 경우도 있으니 잘 살펴보시면 좋을 것 같다. 

 

2단계 : 회사 인트라넷과 ERP 데이터베이스에 사회공헌페이지를 구축하자 

자원을 찾는 것도 중요하지만, 자료를 공유하고 효율적으로 관리하는 것도 중요하다. 회사내에서 활용할 수 있는 다양한 자원을 찾았으면, 그 자원을 실시간으로 사용하고 관리할 수 있는 시스템을 만드는 것도 중요하다. 하지만.. 전산담당부서에서는 예산부족의 이유를 들어 별도의 사회공헌데이터베이스구축은 힘들다고 할 것이다. 그럼.. 다음의 것만이라도 해보자...

 

1) 자원봉사활동 신청 및 실적관리

이미 전사적 자원봉사활동을 시행하고 있는 회사들은 대부분 회사 인트라넷에 자원봉사활동을 신청하고 부서별, 개인별로 실적을 관리하는 시스템을 갖추어 놓았을 것이라고 생각한다. 사회공헌담당자는 매월단위로 이번 달에 있을 자원봉사활동에 대한 정보를 올리고, 그 정보를 보고 임직원들이 자원봉사활동에 신청하고, 신청한 임직원들에게 자원봉사활동처와 자원봉사활동에 대한 정보를 제공하고, 봉사활동에 다녀온 후에 봉사활동실적이 누적되어 관리되는 시스템을 구축하면 된다. 실시간으로 관리되고 공유되는 자원봉사현황으로 인해, 실적관리도 되고... 부서간의 경쟁(?)을 통해 자원봉사활동에 참여율를 높일 수 있는 기능도 있다.

 

2) 계열사별 부서별 사회공헌활동 게시판

회사직원이 200~300명 내외이고 회사내 부서가 10여개 내외이면, 사회공헌담당자가 직접 각 부서별 사회공헌활동내용을 확인하고 모니터링할 수 있겠지만, 계열사가 몇개나 되고, 직원이 천명이 넘어가고, 회사내 부서도 수십개가 되면... 문서와 엑셀로 사회공헌활동을 관리할 수 없게 된다. 이럴 때.. 회사내 인트라넷에 계열사별, 부서별 또는 봉사동아리별 사회공헌활동 게시판을 마련하여, 봉사활동공지, 봉사활동후기(사진, 후기, 참석자, 사용비용 등) 등을 올릴 수 있도록 한다면.. 한결 업무도 수월해지고, 다른 부서와 다른 팀이 어떻게 사회공헌활동을 하는지도 파악할 수 있겠되는 장점이 있다.

   

3) 기부물품게시판

철지난 프로모션홍보물 (예를 들면 크리스마스때 케익을 사면 끼워주는 목도리나나 담요..), 감가상각기간이 지났지만 여전히 잘 돌아가는 컴퓨터... 모니터.. 프린터... 그리고... 명절때 거래처로부터 받은 돌려주지 못한 각종 선물... 책상에 쓰지 않고 오랜시간 동안 보관만 하고 있는 사무용품과 문구류...등을 기부할 수 있는 게시판을 인트라넷에 만들어 두면... 잘 활용할 수 있는데... 이건 가능하면 게시판에 글올리기는 누구나 가능하게 하되, 기부자가 누군지.. 기부물품이 무엇인지에 대한 내용확인은 올린사람 본인과 사회공헌담당자만 하는 것이 좋다고 본다. 기부하는 물품과 기부자에 따라 괜한 오해가 생길 수 도 있기 때문이다.

 

ERP -  같은 월급을 받아도 늘 쪼달리는 사람이 있는가 하면, 어떤 사람은 저축하고 넉넉하게 여유롭게 사는 사람도 있다. 돈은 버는 것 보다 쓰는 것이 중요하듯, 기업사회공헌활동에 있어서도 주어진 예산(돈)만 바라보고 그 안에서 깔짝거리지 말고, 예산은 종자돈이라고 생각하고, 기업내의 다양한 자원을 찾아서 활용할 수 있는 방법을 찾아보는 것이, 일 잘하는 사회공헌담당자일 것이다. (오늘은 여기까지~~)