PM과 사회사업 (4) - STEP2 계획하기: (1) 프로젝트 기획초안 작성

 

* 저 자 : 하버드 경영대학원

* 역 자 : 황금진

* 발 행 : 2008년 3월 27일

* 출 판 : 웅진윙스

* 주 의 : PM과 사회사업을 접목시키기 위한 노력은 선배님들의 학문적인 축적과 실무적인 경험을 바탕으로 한 선행 자료들이 있으면 좋겠으나 아직, 우리 사회복지,사회사업 분야에서는 PM과 사회사업을 접목시킨 연구서나 매뉴얼이 없기 때문에, 부득이 일반 경영서적을 참고하여 글을 작성함을 이해해 주시기 바라며, 위의 교재의 내용을 바탕으로 재구성하는 글임을 알아주시기 바랍니다. 위 책을 사보시고, 그런내용 없는데... 하셔도 '할 말 없슴'...입니다.  

 

 

PM과 사회사업 (4) - STEP2 계획하기 : (1) 프로젝트 기획초안 작성

 

지난 시간에 이어, 프로젝트의 목적 및 목표를 정하고, 기본적인 사전조사를 했으면 이제 무엇을 해야할까? PM의 기본 프로세스를 다시한번 상기해 보자!!

 

 

목적과 목표를 정하고, 기본적인 사전조사를 했다면, 이것은 프로젝트의 첫 단계인 규정하고 구성하기 부분을 마쳤다고 볼 수 있다. 그러나 전에도 언급했듯이 PM의 각 단계는 무 썰듯이 딱딱 잘라지는 것이 아니라, 연결되어 있고, 유기적으로 상호작용한다. 즉, 계획짜기를 하다가 다시 규정하고,구성하기로 돌아갈 수도 있고, 프로젝트 시행을 하다가, 계획짜기 다시 돌아갈 수 있다는 말이다. 또한 각 프로세스 단계에 대하여 정해진 시간이나 틀이 일정해야하는 것도 아니다. 어떤 프로젝트의 경우, 이미 외부에서 요청된 계획서와 자원을 가지고 시행만 하는 경우도 있기 때문에, 규정하기, 구성하기 단계와 계획짜기 단계를 건너 뛸 수도 있다는 말이다.

 

(복습) 1단계 - 규정하기, 구성하기에 포함되는 것

 

1) 목적규정 : 프로젝트를 통해 얻어내고자 하는 최종적인 결과를 밝힘 (Outcome)

2) 목표규정 : 프로젝트를 시행하면 반드시 얻어지는 단계별 결과물을 밝힘 (Output)

3) 프로젝트명 규정 : 프로젝트의 목적을 간략히 들어낼 수 있는 사업명을 정함

4) 목적과 목표를 규정하기 위한 방법  - 사전조사와 합의

    * 외부환경조사 - 통계자료, 언론자료, 지역사회조사자료, 사업대상자인터뷰, 선행경험자, 전문가인터뷰, 선행사업 리뷰, 외부자원 등 

    * 내부환경조사 - 해당 프로젝트가 수행가능한지에 대한 내부환경조사 (상급자/선임자 의견, 내부 활용인력, 예산, 업무여력 등)

    * 합의 - 외부/내부 환경조사를 통해 목적과 목표를 규정하고, 이를 내부(팀단위)에서 합의하여 확정 함

 

계획짜기의 첫 단계 - 프로젝트 기획초안 만들기

 

전단계 규정하기에서 '합의' 즉 기관장님 또는 부서장의 프로젝트 기획에 대한 승인을 받게 되면, 이제 사업계획초안을 작성해야 된다. 

하나의 프로젝트에 있어서 무엇을? 왜? 하는 가의 목적과 목표가 정해지고, 그에 대한 근거가 뒷 받침되면, 보통은 사업계획서의 초안을 작성하게 된다. 여기서 우리는 프로젝트 계획초안과 프로젝트 시행계획서를  구분해야 하는데, 프로젝트에 익숙하지 않은 사업관리자(PM:Project Manager)의 경우 무작정 처음부터 완벽한 사업계획서를 작성하려는 경향을 보이는데, 이것은 효율적이지 못한 방법이다. 우선, 목적과 목표 그리고 근거가 되는 자료를 중심으로 사업에 대한 전체적인 사전 그림을 그리는 것이 좋다. 사업을 실제로 시행하는 사업실행계획서가 건축에 있어서 설계도라고 한다면, 기획초안은 대략의 스케치나 드로잉 정도로 파악하면 된다.

 

기획안 초안 작성하기 - 당신의 능력을 보여주세요!!

 

서점에 가면, 사업계획서 작성하기에 대한 책들이 무지하게 많고, 베스트셀러인 경우도 많다. 그 만큼 사업계획서작성은 직장인에게 매우 중요한 일이다. 사회복지사에게도 매우 중요한 일이다. 사회복지 학부나, 대학원에서 기본적으로 프로그램계획과 평가에 대해서 배우긴 하지만, 실제로 현장에서 이뤄지는 사업계획서하고는 많이 차이를 보인다.   특히, 현장의 사회복지사들에게는 공동모금회나, 지자체, 기타 지원단체의 프로포절작성과 관련된 업무가 많은데, 그 기초 뼈대가 되는 것이 기획안 초안을 작성하는 것이다.

 

111 원칙 - 우리회사의 기획초안 원칙 / 기획초안은 1장으로..

1- 지시한 것은 한번에 완료

1- 기획안은 한페이지로 작성

1- 기본업무는 하루안에 완료

 

우리회사에는 111 원칙이 있다. 상사가 지시한 것은 가능한 한 하루안에, 한페이지로, 한번에 완료 한다는 원칙이다. 업무의 신속성과 효율성을 높이기 위한 방법인데, 모든 상황에 적용된다기 보다는 프로젝트 초기단계의 기획초안을 작성할 때 주로 많이 적용되는 원칙이다. 프로젝트 기획의 초안은 1장으로 끝내는 것이 좋다. 왜냐하면 종이를 아껴서 지구환경을 살리기 위해서... 일 수 도 있지만, 실제로 프로젝트에 대하여 한눈에 알아볼 수 있고, 기획하는 사람이나 보고받는 사람이나 또는 함께 프로젝트를 협력해야 하는 사람의 경우도, 일목요연하게 프로젝트를 파악할 수 있기 때문이다. 한페이지 기획안 작성하기에 관련된 책은 많지만, 아래 책을 추천한다. (서평포함)

 

[자기계발] THE onE PAGE PROPOSAL(강력하고 간결한 한 장의 기획서) 패트릭 G. 라일리 | 안진환 옮김 | 을유문화사 | 2002.11.11 회원평점 : 내용 |디자인

한 장의 기획서로 3-4분 만에 상사의 마음을 사로잡아라!       남을 설득한다는 것, 그건 정말 힘든 일이다. 게다가 그 설득으로 판매를 한다는 것은 더욱 더 힘든 일이다. 한 술 더 떠서 남을 설득하고 판매하는 모든 과정을 글로 쓴다는 건...죽을 맛이다. 기획안(서). 다른 사람도 아닌 갑甲(상사)에게 기업의 미래를 책임질 사업을 꾸미도록 조장하는 이 짓은 죽을 맛인게다. 아예 시작부터 이 짓(?)을 하기로 작정한 사람도 힘들진대 매 분기마다 작문시험처럼 제출하도록 권유받는 수동형 기획안쓰기는 월급만 아니면 포기하고 싶은 죽을 맛이다.      나의 첫 기획안은 이렇게 죽을 맛이었다. 일주일 안에 제출하라는 상사의 말에 '에이~ 설마' 했었는데, 기획안을 가지고 브리핑까지 해야하고 그 결과는 인사고가에도 반영되다고 하니, 청천벽력같은 지령이었다. 앞선 선배들의 기획안을 훔쳐보고, 술을 받아주면서 요령을 물어봐도 속 시원한 답은 얻을 수 없었다. 데면데면 넘어간 그 사건 이후에도 몇 번의 기획안을 만들어야 했는데, 그 때 이 책을 읽었더라면...그처럼 힘들지는 않았을 것 같다는 생각은 매 번 읽을 때마다 들게 하는 책이 있다. 패트릭 G. 라일리의 -강력하고 간결한 한 장의 기획서- THE onE PAGE PROPOSAL 이다. 지난 주 약 한 시간 동안 이 책을 다시 읽고, 세 시간 만에 기획서를 만들어 모 회사에 제출했고, 지금 Call을 기다리고 있다.            이 책은 제목처럼 <한 페이지 짜리 기획서를 만드는 법>을 이야기한 책이다. 저자 패트릭 G. 라일리는 투자요청을 위해 투자자들을 찾아다니며 기획안을 제출하던 중 세계적인 부자, 애드넌 카쇼기를 만나 그로부터 충격적인 이야기를 듣는다. '네가 제출하는 기획서를 결정권자가 봤을 것 같냐?'는 질문이었다. '시간이 돈'인 그들의 책상 위에 하루에도 수십 통의 기획서가 올려지는데, 수십 수백 페이지에 달하는 기획서를 과연 읽겠는가? 그들의 눈에 뜨이기 위해서는 한 장, 달랑 '한 장의 기획서'가 되어야 한다며 그런 기획서를 만드는 법을 배우게 된다. '한 장의 기획서'로 많은 프로젝트를 따내면서 대성공을 거두는데, 이러한 자신의 경험을 가미해 만든 책이 바로 이 책이다.     THE onE PAGE PROPOSAL 은 어느 영화의 한 장면을 떠오르게 한다. 미국의 엠파이어 스테이트 빌딩의 맨 꼭대기로 출근하는 회장(직급에 따라 가장 높은 곳에 근무한다나?)에게 어느 젊은이가 투자제안서를 들고 나타났다. "잠깐만 시간을 내 주실 수 있습니까?" 물었더니 "엘리베이터에 타게나. 자네에게 주어진 시간은 내가 엘리베이터를 내릴 때 까지의 시간이네. 할 말 있으면 해 보게."라고 답했다. 심각한 표정으로 엘리베이터를 탄 회장이 자신의 집무실에 내릴 때, 주인공의 어깨를 툭툭 치며 "괜찮은 생각이군. 곧 연락하겠네."라며 웃던 장면, 주인공의 투자제안서가 제대로 어필이 된 것이다. 엘리베이터에서의 PT는 비단 영화의 이야기만이 아니다. 지난 2009년 2월에 있었던 삼성중공업의 면접 때 있었던 실제 PT 상황도 그랬다 한다. 1-2분짜리 엘리베이터에서의 PT가 그렇듯 짧게는 1분, 길어봐야 3,4 분 안에 읽고 이해할 수 있는 기획서를 만들기 위해서는 '한 페이지'짜리여야 한다. 그래야 '보스'가 감히 읽을 수 있기 때문이다.   " 1 Page Proposal은 나의 성공 비결 중 하나요. 당신에게도 매우 귀중한 성공 비결이 될 수 있소. 거래 여부를 판단하는 결정을 내리는 자리에 있는 사람치고 한 쪽 이상의 분량을 읽을 만큼 시간이 있는 사람은 매우 드문 법이오. 문화와 언어가 달라도 그 사실은 변함이 없소."     기획서는 철저하게 그 문건을 읽을 대상을 고려해야 한다는 것이 이 책의 요점이다. 그러기 위해서는 우선 강한 인상('어? 달랑 한 장이네? 한 번 읽어볼까?)을 심어줘야 하고, 그러면서도 강력하고 간결한 인상을 심어줘야 한다. 그래서 'onE PAGE'여야 한다. 기획자에게는 새로운 전략이 필요하다. 즉, 복잡한 데이터를 줄이고 참신한 기획서를 만드는 것만이 곳곳에서 터지는 비즈니스의 범람을 막을 수 있다. 기획서는 미래의 사업을 이야기하기에 '소설' 같은 스토리텔링을 가져야 하고, 기획자의 생각과 의지가 담겨야 하기에 '논설문'과 같은 주제도 포함되어야 한다. 바로 '비즈니스 연설문'인 것이다. 저자는 이 모두를 충족하기 위해서는 기획한 내용을 제목 부제, 목표, 2차 목표, 논리적 근거, 재정, 현재 상태, 실행 등 여덟 개의 항목으로 나누어 한 페이지를 꾸미라고 말한다.      이 여덟 개의 항목은 저자의 연구결과 즉 과거에 시저, 나폴레옹, 토머스 제퍼슨, 링컨이 사용했던 기본형식으로, 이 순서는 사고와 논증의 논리적이고 유기적인 진행에 따른 것이다. 저자가 사례로 미국의 <독립선언서>를 최고의 1 Page Proposal 중 하나라고 꼽으면서 독립선언서 안에 여덟 개의 항목이 제시된 바를 지적해주어 이해하기가 쉬웠다. 또한 저자가 과거로 돌아가 왕실의 건축가 헤몬이 되어 파라오 쿠푸가 세운 대 피라미드 건축에 대한 1 Page Proposal 을 한다면 하고 제시했던 기획서의 아이디어도 유익하다.     달랑 한 페이지인 기획서에 과연 모든 생각을 실을 수 있을까? 하는 의문은 이 책을 덮을 때 즈음이면 가능할 것 같다는 짐작이 들 것이며, '한장인 만큼 작성하는 시간이 얼마 걸리지 않겠다'는 생각은 한편 '과연 그럴까?'하는 의문을 갖게 한다. 사례로 제시된 저자의  1 Page Proposal 들은 하나하나 훌륭한 기획서의 모범으로 보이고, 할 수 있을까 하는 두려움보다는 '해보고 싶다'는 의욕마저 부른다. 120여 페이지 남짓의 1 Page Proposal을 쓰는 과정은 간단하지만 명료하게 자신의 생각을 표현하도록 독려하고, 많은 정보를 갖고 있지만 날카롭게 선택된 언어로 표현해야 함을 알려준다. 그리고 자신이 쓰는 기획서의 강력함에 자신을 가져야 하지만, 결함이 있는가 하는 조심스런 마음도 갖게 한다. 이러한1 Page Proposal 은 궁극적으로 능동적이고 적극적인 표현방법이면서도 깔끔하고 균형미도 함께 겸비한 멋들어진 문서임을 알게 된다. 이 책의 가장 중요한 포인트는 '기획서를 읽어야 할 대상을 충분히 고려할 것', '내 생각이 온전히 전해질 수 있도록 최선과 진심을 다할 것'이다. 늘 읽을 때 마다 새롭고, 배우게 되는 점. 이것이 고전이 갖는 매력이 아닐까? 최고의 기획서 작성을 위한 최고의 매뉴얼, 이 책을 가장 잘 설명하는 말일 것이다.   오늘은 여기까지~~